يمكن تعريف الرقابة المالية على أنها عملية تحليل النتائج الفعلية للشركة، حيث يتم تناولها من وجهات نظهر مختلفة وفي أوقات مختلفة، وذلك بالمقارنة بخطط عملها وأهدافها على المدى الطويل والمتوسط والقصير، ويلزم عمليات تحكم وتعديل في هذه التحليلات لضمان اتباع خطط العمل وتنفيذها، ويمكن التعديل عليها في حال طرأ أي حالة فريدة، أو مخالفة، أو تغير غير متوقع.
قواعد الرقابة المالية
هناك العديد من القواعد والخطوات التي يجب اتباعها في عملية الرقابة المالية للوصول لأفضل النتائج، ومن أبرز هذه القواعد ما يلي:
وضع المعيار
يوضع المعيار في الرقابة المالية لجميع المعاملات المالية، ويجب أن تتعلق هذه المعايير بالتكلفة والإيرادات ورأس المال، ويجب تحديد التكلفة القياسية بما يتعلق بالخدمات والسلع التي تنتجها الشركة، مع مراعاة كافة جوانب التكاليف، حيث على معيار الإيرادات أن يبقى ثابتا، مع أخذ سعر بيع المنتج المنافس المماثل بعين الاعتبار، وأن يكون هدف المبيعات متبين في نفس السنة، كما ويجب تجنب الإفراط في رأس الكال أو نقصه أثناء تحديد هيكل رأس المال، والجوانب الأخرى مثل عوائد الاستثمار، ومستوى الانتاج، وتكلفة رأس المال، كما ويجب أخذ الهدف الأساسي للشركة بعين الاعتبار عند إعداد المعيار.
قياس الأداء الفعلي
وهو يعني الاحتفاظ بسجلات الأداء الفعلي، وإعداد البيانات المالية بشكل منتظم ودوري، وبطريقة منتظمة.
مقارنة الأداء الفعلي بالمعيار
حيث تقوم الرقابة المالية بمقارنة الأداء الفعلي مع الأداء القياسي الذي تم تحديده مسبقا، حيث يجب القيام بإجراء دوري منتظم للقيام بهذه المقارنة.
اكتشاف أسباب الانحرافات
يجب تجنب وجود أي انحرافات في الأداء الفعلي مقارنة بالأداء القياسي، وعند اكتشاف أي انحرافات يجب معرفة مقدارها وأسبابها، وإبلاغ هذا للسلطة المختصة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
اتخاذ التدابير العلاجية
يساعد اتخاذ التدابير العلاجية في سد الفجوات بين الأداء الفعلي، والأداء القياسي في المستقبل، حتى لا يكون هناك أي انحراف بين الأداء الفعلي والمعيار في المستقبل.
أهمية الضوابط المالية
الضوابط المالية هي السياسيات والإجراءات والوسائل التي يتم من خلالها مراقبة الشركات، ويساعد اتخاذ التدابير المالية العلاجية على التحكم بتوجيه وتخصيص واستخدام الموارد المالية، وتعتبر الضوابط المالية من أهم الأسس لإدارة الموارد والكفاءة التشغيلية في المنظمات المختلفة، وتبرز أهميتها في الحفاظ على التدفق النقدي، وإدارة الموارد في المؤسسات، وضمان الكفاءة التشغيلية الشاملة في الشركة، وزيادة الإنتاجية، وتحسين الربح للأعمال التجارية، ومنع الاحتيال.